Como pedir un buen presupuesto para hacer un evento

Por Aura Fernández Calvo

Directora de ALFA EVENTOS

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Lo imprescindible a la hora de realizar un evento es solicitarlo a una empresa que sepa como gestionar el mismo de la manera mas eficaz para que el evento tenga el éxito asegurado. En Alfa Eventos y Protocolo te damos todas las facilidades para ello. 

• Es muy importante saber a que público va dirigido:

El target o público objetivo (de ahí podremos extraer edades, sexos, escalafón en la empresa, y un largo etc que es imprescindible para saber hacía donde dirigirnos a la hora de buscar los servicios adecuados).

• Es también muy importante el contexto del evento, a quien va dirigido y que se quiere conseguir con el mismo. Los resultados que se desean. 

Tras esto y dependiendo el evento que sea, congreso, convención, presentación de producto, cena de empresa, entrega de premios…, necesitaremos desvelar algunos elementos importantes: 

• Seleccionar el espacio: 

-Si se necesita que sea céntrico en la ciudad o puede ser a las afueras.

-Posibilidad de tener plan A y B si es en exterior por si hace frío o llueve o hace demasiado calor.

-Tipo de salas si hubiera necesidad de reunión.

-Como se sentará la gente en esa sala, formato del acto. En U, escuela, teatro…

-Si se necesita traducción o idiomas.

-Tarima.

-Azafatas de apoyo.

-Iluminación extra.

-Sonido.

-Música o amenizaciones.

-Animación.

-Team building o actividades lúdicas de interior o exterior.

-Calefacción.

-Aire acondicionado.

-Acceso a aseos cercano…

• El número de asistentes es imprescindible para comenzar, de ello depende mucho la elección de espacios. 

¿Se considera necesario vigilar el aforo de alguna manera? El control de asistencia manual  o mecánico. 

• Gráficas/ material audiovisual:

¿Harán falta logotipos, rol ups, carteles, nombres de mesa de presidencia…presentaciones en vídeo, en power point u otros formatos..? 

• ¿Harán falta para invitados libretas, bolígrafos…? 

• ¿Asistirá prensa y necesitarán splitter para conectarse y ubicación especial tanto prensa escrita como audiovisual o radiofónica? 

• Elección del horario:

Según el evento que sea también dependerá en horario del mismo, no es lo mismo una gala que una rueda de prensa, ni un cocktail que una entrega de premios: Los asistentes suelen preferir las tardes tras  salir de su trabajo y os días martes o jueves son los días preferidos en general para los actos lúdicos de otras empresas y por ejemplo para seminarios, jornadas de trabajo etc suelen preferir mañanas entre semana.

Evitar días en los cuales haya alguna celebración importante en la ciudad, en la autonomía o en el mundo y tener en cuenta eventos televisivos, tendrá mas posibilidad de asistencia.

• Es importante marcar una duración: si es un acto privado, puede ser estimada, si asiste algún cargo público será muy importante ceñirse al mismo. 

• Invitaciones: física, mail, recordatorio.

• Confirmación de asistencia 

• Necesidad de Protocolo :

Por asistencia de alguna autoridad o varias empresas que necesiten un orden de precedencias ( protocolo) o de colocación de los mismos sin que nadie se sienta herido. 

• ¿Se buscarán patrocinadores para el acto? 

• ¿Hará falta maestro de ceremonias/ conferenciantes, etc…? 

• ¿Se usarán acreditaciones, libro de firmas, percheros, mesa de acreditación, bolsa de bienvenida a los asistentes, regalos…? 

• Hostelería:

¿Que tipo de restaurante, espacio, localización se desea, coctel en las oficinas u otra ubicación.?

¿Como se sentara a los asistentes?

Si es de trabajo, de gala, coctel, brunch, desayuno, buffete..

Es imprescindible saber si hay necesidades especiales en alguno de los comensales, alguna intolerancia o preferencia.

• Saber como solicitarán el pago los proveedores o la agencia:

Posibilidad de obtener mediante agencias como Alfa Eventos y Protocolo servicios gratuitos.

Saber si existen pólizas de seguros de responsabilidad civil aparte de la que tenga la empresa, en cada uno de los espacios o servicios contratados.

• Otras necesidades:

Alfombra de recepción

Jefe de protocolo

Secretariado

Catenarias

Equipos informáticos

Conectividad a internet

Mobiliario extra

Señaléctica

Banderas..

• A veces es algo imprescindible  el estudio de repercusión del acto. 

• Tener un presupuesto estimado es un dato muy estimado en el sector para las agencias de eventos como Alfa Eventos y Protocolo que no queremos incurrir en gastos extras para nuestros clientes ya que a su vez no les cobramos FEE de agencia ( obtenemos nuestros beneficios de los proveedores con los que trabajamos): una ventaja mas para contratarnos. 

Todo esto y mucho mas nos ayuda a organizar el evento que toda empresa o particular desea. 

Desde www.alfaeventos.com podemos ayudarte 91 351 55 40

Gracias.

Aura Fernández Calvo

Directora de eventos

Alfa Eventos y Protocolo